2 สิ่งที่มักสูบพลังงานและเวลาในออฟฟิศไปเกินจำเป็นโดยใช่เหตุ

วันนี้ผมได้มีโอกาสนั่งคุยกับเพื่อนร่วมงานระหว่างพัก หนึ่งในประเด็นที่เรามักพูดกันบ่อยๆ คืองานเยอะจนทำงานแทบไม่ทันซึ่งผมเชื่อว่าออฟฟิศไหนๆ ก็คงพูดเหมือนกันหมด และสิ่งที่มักตามมาคือสิ่งที่มักจะดึงพลังและเวลาเราไปอยู่บ่อยๆ แถมหลายๆ ครั้งก็ไม่ค่อยสร้างผลลัพธ์ที่ดีสักเท่าไรด้วย

พอคุยเรื่องนี้ ผมเลยนึกถึงสิ่งที่ผมมักจะพูดบ่อยๆ ว่าเป็นสิ่งที่กินเวลาจำนวนมาก แถมไม่ได้สร้าง “งาน” จนคนทำงานควรจะหลีกเลี่ยงเว้นเสียแต่จำเป็นจริงๆ ซึ่งนั่นก็คือ 2 อย่างต่อไปนี้ครับ

1. การประชุม

“เราโดนจ้างมาประชุม” มักเป็นคำบ่นบ่อยๆ ของบรรดามนุษย์เงินเดือนในหลายๆ ออฟฟิศประเภททั้งวันหมดไปกับการประชุมโปรเจคต่างๆ อัพเดทเรื่องโน้นเรื่องนี้ จนไปๆ มาๆ ก็กลายเป็นว่ากว่าจะได้นั่งโต๊ะทำงาน ได้นั่ง “ทำงาน” กันจริงๆ นั้นก็ปาเข้าจะหมดวันแล้ว

เรื่องดังกล่าวคงไม่ใช่เรื่องแปลกอะไรนัก เพราะระบบการทำงานในปัจจุบันนั้นมักจะมีความคิดกันว่าการประชุมเพื่อพูดคุยกับฝ่ายต่างๆ นั้นเป็นวิธีการที่ดีเพื่อติดตามงานหรือ “ระดมสมอง” ให้เกิดไอเดียดีๆ ที่มีประสิทธิภาพ (แม้ในความเป็นจริงเรามักจะได้ผลตรงกันข้ามน่ะนะ)

พอเป็นแบบนี้ เราจึงมักจะเจอสถานการณ์ประเภทเอะอะก็เรียกประชุม บ้างก็นัด Brainstorm กันเสีย 1-2 ชั่วโมง บางทีก็นานกว่านั้น

แถมตอนจบก็ไม่ได้เกิดอะไรเป็นชิ้นเป็นอันเลย

เรื่องนี้แบบนี้คงจะเป็นปัญหาสามัญประจำออฟฟิศที่คนทำงานน่าจะเคยเจอกันไม่มากก็น้อย และนั่นคงเป็นสิ่งที่คนนัดประชุมตลอดไปจนคนร่วมประชุมต้องปรับตัวกันเสียหน่อยเพื่อไม่ให้เสียการเสียงานจนเกินไป เช่น

1. นัดประชุมกับคนที่ “จำเป็นจริงๆ” เท่านั้น

2. มีเนื้อหาและหัวข้อการประชุมชัดเจน ต้องการอะไรจากประชุมนี้

3. ทุกคนรู้และเข้าใจว่าจะต้องทำอย่างไรบ้างในประชุมนี้

4. ไม่ออกทะเล คุมเนื้อหา คุมประเด็น และทำให้กระชับที่สุด

5. การที่จองห้องประชุม 1 ชั่วโมง ไม่จำเป็นต้องใช้ 1 ชั่วโมงให้ครบก็ได้

6. อย่าคิดว่า “ไอเดีย” จะเกิดขึ้นกันได้ง่ายๆ แค่เอาคนมารวมๆ กัน สู้ให้คนไปทำการบ้านแล้วมานำเสนอดีกว่า

7. ฯลฯ

2. รายงาน

อีกสิ่งที่ผมมักพบว่าเป็นสิ่งที่สิ้นเปลืองทรัพยากรอยู่พอสมควรคือการทำรายงานต่างๆ ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบเอกสารหรือสไลด์ Powerpoint อะไรก็ตาม ทั้งนี้หลายๆ คนง่วนอยู่กับพยายามเติมรายละเอียดโน่นนี่จนบางทีหนึ่งรายงานใช้เวลาไปร่วมอาทิตย์

แน่นอนว่าเราอาจจะได้รายงานชั้นเยี่ยมมา แต่คำถามที่ผมมักจะถามผู้บริหารหลายคนคือเราได้ใช้ประโยชน์จากรายงานนั้นแค่ไหน?

คำถามดังกล่าวเป็นเรื่องที่ทำให้หลายๆ คนสะอึกอยู่เหมือนกัน แต่มันก็เป็นข้อเท็จจริงที่น่าคิดว่าทุกวันนี้เราทำงานเอกสารหรือรายงานต่างๆ มากเกินไปหรือเปล่า เช่นเดียวกับเราจำเป็นต้องใช้รายงานนั้นๆ จริงๆ หรือ?

ผมมักเห็นรายงานจำนวนมากทำกันแทบเป็นแทบตาย แต่สุดท้ายก็ดูกันแค่หน้าสองหน้าแล้วโยนเก็บไว้ใน Inbox หรือ Folder ที่ไม่เคยถูกเปิดอ่านอีกเลย

ด้วยเหตุนี้ ผมมักแนะนำว่าคนสั่งให้ทำรายงานและคนทำรายงานเองควรจะคุยกันจริงๆ จังๆ เสียหน่อยว่ารายงานเหล่านี้นั้นต้องการอะไรบ้างจริงๆ และข้อมูลเหล่านั้นจะเอาไปทำอะไรต่อได้? หากมันเป็นแค่การรู้เฉยๆ แล้วไม่สามารถนำไปสู่ Action อะไรเลยก็อาจจะเป็นการสิ้นเปลืองเวลาโดยใช่เหตุด้วยเหมือนกัน

ไม่อย่างนั้นเราก็มักเจอสถานการณ์คนมาพรีเซนต์รายงานกันยาวนานแต่ฟังจบแล้วก็ไม่ได้มีสเตปถัดไปอะไร ไม่ได้อะไรที่เป็นประโยชน์จากมันจริงๆ เสียทั้งเวลาเตรียมรายงาน เสียทั้งเวลาที่นั่งฟัง ซึ่งตีเป็นมูลค่าแล้วก็ล้วนไม่น้อยเลยทีเดียว

สำหรับผมแล้ว การทำรายงานก็คล้ายๆ การประชุมนั่นแหละครับ ทำให้กระชับ แล้วเข้าไปที่เนื้อหาสำคัญโดยเร็วที่สุด (และสั้นที่สุด) รวมทั้งต้องบอกได้ว่าข้อมูลดังกล่าวสำคัญอย่างไร คนดูแล้วจะต้องดำเนินการอย่างไรต่อไป ไม่อย่างนั้นก็จะกลายเป็นว่ารายงานเหล่านั้นสูญเปล่าโดยใช่เหตุ

2 สิ่งดังกล่าวมักเป็น 2 อย่างที่ผมแนะนำผู้บริหารต่างๆ ให้ลองกลับไปคิดทบทวนดีๆ ว่าจะทำอย่างไรให้ทีมงานสามารถทำงานให้มีประสิทธิภาพหรือมีเวลาในการทำงานมากขึ้นกว่าเดิมได้

เห็นด้วยไม่เห็นด้วยอย่างไรก็บอกกันได้นะครับ :)

#ทำงาน #ประชม #รายงาน