4 กิจกรรมที่ออฟฟิศส่วนใหญ่มักทำแล้วก็ไม่ค่อยได้ผลอะไรกลับมา

นอกจากงานที่ต้องทำกันอยู่บ่อยๆ ในออฟฟิศแล้ว เราก็มักจะเห็นว่ามีการทำ “กิจกรรม” หลายๆ อย่างกันอยู่บ่อยๆ โดยหวังจะได้งานหรือไม่ก็ได้ประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น แต่เอาเข้าจริงๆ มันก็มีหลายอย่างที่เหมือนตำน้ำพริกละลายแม่น้ำ ทำไปแล้วไม่ค่อยเข้าท่า ไม่ได้เกิดผลจริงสักเท่าไรนัก

พอคิดแบบนี้แล้ว ผมเลยลองรวบรวมกิจกรรมเหล่านี้มาวิเคราะห์กันแบบสนุกๆ เสียหน่อยว่าทำไมมันถึงไม่เข้าท่า ปัญหามันอยู่ตรงไหนกันบ้างนะครับ

1. Team Building

กิจกรรมยอดฮิตเพื่อ “สร้างทีม” ประเภทช่วงนี้ทีมดูไม่เอนจอยกันเท่าไร หรือดูทีมขาดความสามัคคีไม่กลมเกลียวกัน ก็เลยไปหากิจกรรมทำ Team Building กันเสียหน่อย เช่นการเล่นกีฬาสี เล่นกิจกรรมฐานอะไรแบบนั้น

เอาจริงๆ ไอ้กิจกรรมเหล่านี้มันก็มีข้อคิดอย่างที่มักจะสรุปตอนท้ายกิจกรรมนั่นแหละ แต่ปัญหาที่ทำให้สุดท้ายกลับมาที่ออฟฟิศแล้วก็พังเหมือนเดิมคือการทำกิจกรรมเหล่านี้เป็นเพียง “จุดเริ่มต้น” หรือ “จุดประกาย” ให้กับคนเข้าร่วมกิจกรรมซึ่งถ้าไม่สานต่อก็เท่านั้น และเอาเข้าจริงแล้วที่มักพบกันจริงๆ ก็คือกิจกรรมเหล่านี้มันไม่ได้ไปแก้ต้นตอของปัญหาเท่าไหร่หรอก เพราะส่วนใหญ่ที่เกิดปัญหากันในทีมนั้นไม่ใช่เกิดจากการไม่เข้าใจกัน การไม่เห็นอกเห็นเพื่อนร่วมทีมอะไร หากแต่มันเกิดจากกระบวนการทำงาน วัฒนธรรมองค์กร นิสัยส่วนตัว หรือแม้กระทั่งการเอาหูไปนาเอาตาไปไร่ของผู้บริหารที่ไม่ลงมาแก้ไขแต่ใช้วิธีส่งทีมงานมาทำ Team Building นั่นแหละ

2. Strategy Workshop

พอเข้าสู่ช่วงประมาณปลายปีปุ๊ป เราก็มักจะเห็นการเรียกรวมตัวกันของบรรดาหัวๆ หรือ “มันสมอง” ของทีมในการไปทำ Workshop เพื่อทำแผนธุรกิจประจำปีกัน หรือไม่ก็จะเป็นช่วงที่ธุรกิจกำลังประสบปัญหาแล้วก็มักจะขอ “ระดมไอเดีย” เพื่อให้ได้แผนอะไรสักอย่างออกมา โดยเราก็หวังว่าการไปร่วมประชุมนอกสถานที่กันสัก 2-3 วันแล้วเราจะได้แผนดีๆ ออกมา

แต่เอาเข้าจริงๆ มันก็ไม่ค่อยได้จะได้แผนเหล่านั้นเท่าไร ส่วนหนึ่งเพราะการทำ Workshop ที่ดีนั้นจำเป็นต้องมีการวางแผน เตรียมตัว และการลำดับขั้นตอนอย่างรอบคอบเพื่อให้ได้งานจริง แต่พอเอาเข้าจริงๆ ที่มักจะเจอก็คือการเอาคนไปนั่งรวมๆ กัน คุยๆ ถกๆ พูดๆ แล้วก็มีไอเดียฟุ้งไปหมดแล้วก็สรุปอะไรไม่ได้สักที

หรือในอีกสถานการณ์หนึ่งที่มักจะเจอก็คือพอได้ข้อสรุปแล้ว ก็ดันไม่ได้เอามาทำเป็นแผนต่อ ไม่ได้หยิบมาใช้งานหรือพัฒนาจริง บ้างก็เป็นการทำแผนประเภทคนที่เป็น “หัว”​หรือคนมีอำนาจการตัดสินใจไม่อยู่ใน Workshop นั้นแล้วก็มายกเลิกแผนภายหลังเพราะตัวเองไม่เข้าใจ ไม่เห็นด้วยไปเสียอย่างนั้น จนทำคนที่ไปร่วม Workshop ส่ายหน้าไปตามๆ กันนั่นแหละ

3. Brainstorm

กิจกรรมยอดฮิตเวลาต้องการ “ไอเดีย” ของคนทำงานประเภทหาคนมากมายมารวมกันแล้วก็พยายามเค้นหาไอเดียโน่นนี่กัน แต่สุดท้ายก็มักจะไม่ได้อะไรเป็นชิ้นเป็นอันออกมาอีกเช่นกัน ทั้งนี้ก็เพราะการทำ Brainstorm ที่มักทำก็เป็นการคิดว่าเอาคนมารวมๆ กันแล้วก็โยนๆ ไอเดียไปเรื่อยโดยขาดการควบคุม การกำกับขั้นตอนเพื่อให้ได้งานจริงๆ

อีกอย่างหนึ่งที่มักจะเกิดขึ้นในการทำ Brainstorm ก็คือการเอาคนที่ไม่ได้จำเป็นเข้ามาระดมไอเดีย เอาคนที่ไม่ใช่เข้ามาแล้วทำให้การระดมไอเดียพังกว่าเดิมเช่นเข้ามาฆ่าไอเดียคนอื่น บางคนอีโก้สูงจนขวางการแสดงความเห็นอื่นๆ เป็นต้น และนั่นทำให้การทำ Brainstorm ในหลายๆ ครั้งกลายเป็นการเสียประโยชน์ทั้งทรัพยากรคน เวลา และอีกหลายๆ อย่างโดยใช่เหตุ

4. ให้พนักงานแสดงความเห็น

อีกอย่างที่ผมเห็นหลายๆ องค์กรมักทำก็คือการให้พนักงานแสดงความเห็นเพื่อปรับปรุงองค์กร เช่นการทำกล่องรับความเห็นต่างๆ แต่สุดท้ายก็มักจะลงเอยกับการเป็นกล่องเปล่า หรือไม่ค่อยได้อะไรกลับมาเท่าไรนัก

เอาจริงๆ ปัญหามันอาจจะไม่ได้อยู่ที่ว่ามีกล่องรับความเห็นหรือไม่มี แต่มันอยู่ที่บรรยากาศขององค์กรที่ทำให้พนักงานรู้สึกว่าการแสดงความเห็นเป็นสิ่งที่ควรทำหรือไม่ เพราะหลายคนก็อาจจะคิดว่าแสดงความเห็นไปก็เท่านั้น ไม่เห็นเกิดการเปลี่ยนแปลง บ้างก็กลัวว่าแสดงความเห็นไปจะโดนรายงานไปยังผู้บังคับบัญชาเลยขออยู่เงียบๆ ดีกว่า และนั่นมักทำให้การ “เปิดกว้างทางความเห็นกับพนักงาน” เลยเป็นคำพูดสวยๆ แต่กลับทำจริงไม่ค่อยจะได้เท่าไรนั่นแหละ

เอาจริงๆ มันก็ยังมีอีกหลายกิจกรรมที่หลายองค์กรทำกัน “เป็นประจำ” ประหนึ่งว่าเป็นประเพณีขององค์กรไปเลยก็ว่าได้ ซึ่งกิจกรรมเหล่านี้มักมีการระบุเป้าหมาย หลักการกันดูดีมากๆ แต่ทำกันจริงกับไม่ได้ผลอะไรออกมาสักเท่าไรนัก ส่วนหนึ่งก็เพราะกระบวนการทำกิจกรรมเหล่านั้นมีปัญหา บ้างก็สิ่งเหล่านี้ขาดความเข้าใจหรือไม่ได้แก้ปัญหาที่แท้จริงเป็นต้นนั่นเอง