การบ้าน 6 อย่างที่ควรทำก่อนการพรีเซนต์งาน

วันก่อนผมไปบรรยายในแคมป์ปฐมนิเทศหลักสูตรปริญญา Digital Marketing ของคณะนิเทศศาสตร์ ม.กรุงเทพซึ่งผมเป็นหนึ่งในทีมอาจารย์ด้วย โดยในการบรรยายนั้นผมพูดถึงเรื่องการทำ Presentation / Storytelling ที่ควรจะรู้เพื่อนำเสนองานให้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะว่าไปแล้วการบรรยายนั้นก็เลยทำให้ผมได้ทำการบ้านในการสรุปข้อคิดหลายๆ อย่างในเรื่องการพรีเซนต์งานเหมือนกัน

อันที่จริง การพรีเซนต์งานนั้นจะเวิร์คไม่เวิร์คก็เป็นเรื่องของการเตรียมตัวพอสมควร และมีหลายสิ่งที่คนพรีเซนต์ต้องคิดให้ครบถ้วนเพื่อทำให้การพรีเซนต์นั้นมีประสิทธิภาพอย่างที่ตั้งใจไว้ ผมเลยลองเอาประเด็นน่าคิดและน่าเตรียมตัวมาเรียบเรียงพอเป็นไกด์เสียหน่อยแล้วกันนะครับ

1. รู้เป้าหมายของการพรีเซนต์

การจะไปพรีเซนต์อะไรสักอย่างนั้น มันก็จำเป็นที่คนพรีเซนต์เองก็ต้องรู้ตัวว่าต้องการอะไร จุดหมายสูงสุดที่อยากให้เกิดขึ้นจากการพรีเซนต์นี้คืออะไร มันไม่ใช่แค่ว่าการออกไปหน้าเวทีหรืออยู่ในห้องประชุมแล้วพูดให้ครบๆ สไลด์แล้วก็จบกัน สิ่งสำคัญคือคนพรีเซนต์ควรจะมีภาพในหัวที่ชัดเจนว่าต้องการให้คนฟัง (หรือคนดู) เกิดอะไรขึ้นหลังจากจบการนำเสนอ

2. รู้จักคนดู

แน่นอนว่าการจะสื่อสารให้มีประสิทธิภาพนั้น สิ่งที่สำคัญคือการที่เราต้องรู้ว่าคนรับสารเป็นใคร มี Background อย่างไร เพื่อที่เราจะสามารถออกแบบสารให้สามารถเข้าถึงเข้าได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ถ้าพูดกันง่ายๆ ก็เหมือนกับการเลือกคำพูดให้ถูกใจคนฟังซึ่งแน่นอนว่าเราเองก็ควรจะรู้กันสักนิดว่าคนฟังเป็นใคร ชอบอะไร ไม่ชอบอะไร คาดหวังอะไร ฯลฯ

3. รู้จักสถานที่

ในหลายๆ สถานการณ์ สถานที่ก็เป็นปัจจัยที่ส่งผลต่อการนำเสนออยู่เหมือนกัน เช่นความกว้างของพื้นที่ ลักษณะจอ อุปกรณ์ที่รองรับ ลักษณะที่นั่ง และนั่นทำให้คนพรีเซนต์ต้องมาทำการบ้านอยู่พอสมควรว่าจะวางตัวอย่างไร จะเคลื่อนไหวแบบไหนให้เหมาะสม รวมไปถึงการออกแบบส่วนประกอบต่างๆ ที่จะใช้ในการนำเสนอด้วย

4. ออกแบบการนำเสนอให้ “คม” ที่สุด

หลังจากที่เรารู้ข้อมูลพื้นฐานต่างๆ แล้ว สิ่งสำคัญคือการปรับแต่งการนำเสนอให้สามารถสื่อสารออกไปได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงที่สุด ซึ่งตรงนี้อาจจะหมายถึงการทำสไลด์ให้เฉียบคม การเลือกสรรข้อมูลต่างๆ และที่สำคัญที่ขาดไม่ได้คือการเลือกคำพูดที่จะใช้ในการบรรยาย ซึ่งถ้าทำการบ้านและคัดสรรสิ่งเหล่านี้ให้ดีแล้ว ก็จะยิ่งทำให้การนำเสนอน่าสนใจและตอบโจทย์เป้าหมายที่วางไว้ได้

5. ซักซ้อม

อย่าชะล่าใจ คือคำแนะนำที่ผมมักบอกกับหลายๆ คนอยู่เสมอเพราะแม้ว่าจะทำสไลด์เสร็จแล้ว แต่การได้ซักซ้อมหรือทดลองนำเสนอจะเป็นกระบวนการทำให้เราได้ตรวจสอบอีกครั้งว่าเราขาดตกอะไรไปหรือเปล่า สไลด์เราทำงานได้อย่างที่คิดไว้ไหม มีข้อผิดพลาดอะไรที่เรามองข้ามไป ฯลฯ ซึ่งสิ่งเหล่านี้คงไม่ใช่เรื่องดีแน่หากไปเกิดขึ้นในวันจริงโดยที่ไม่รู้ตัว

6. เผื่อใจสำหรับสถานการณ์ไม่คาดฝัน

นอกจากการซักซ้อมกับการนำเสนอปรกติแล้ว ผมมักจะซักซ้อมการนำเสนอหากเกิดสถานการณ์ไม่คาดฝัน เช่นเวลาหมดเร็วกว่าที่คิด เครื่องคอมพิวเตอร์ไม่ทำงาน ไฟดับ ฯลฯ เพื่อที่จะสร้างความคุ้นเคยให้กับตัวเองหากต้องอยู่ในสถานการณ์ฉุกเฉินแต่ก็ยังสามารถดำเนินการนำเสนอต่อไปได้ (หรือไม่ก็ทำให้ราบรื่นได้มากที่สุดเท่าที่ทำได้) ซึ่งจะว่าไปแล้วมันก็ช่วยให้ผมรอดสถานการณ์ยากๆ มาอยู่ไม่น้อยเหมือนกัน