คุณรู้ตัวหรือเปล่าว่าที่ทำงานอยู่นั้นมีประสิทธิภาพหรือไม่?

คำถามตามชื่อบล็อกวันนี้เป็นคำถามหนึ่งที่ผมถามบ่อยๆ เวลาไปบรรยายให้กับองค์กรต่างๆ ซึ่งแม้ว่าจะฟังดูไม่มีอะไรมากมายนัก แต่เอาเข้าจริงๆ เรากลับพบว่าไอ้การทำงานในองค์กรใหญ่ๆ อย่างบริษัทต่างๆ เนี่ยแหละไม่ได้ “มีประสิทธิภาพ” อย่างที่มันควรจะเป็น

ที่กล่าวเช่นนี้เพราะถ้าเราถามกันต่อว่าทุกวันนี้เราทำงานอะไรบ้าง เราใช้เวลาแต่ละวันในออฟฟิศทำอะไรบ้าง เราอาจจะพบคำตอบที่ไม่ค่อยสู้ดีนักไม่ว่าจะเป็น

1. การประชุม

2. การประสานงานกลับไปกลับมา

3. การจัดการเอกสารต่างๆ

ซึ่งของพวกนี้ล้วนกินเวลามากมายของแต่ละวันและเอาจริงๆ เรากลับไม่ได้งานกลับมาเป็นชิ้นเป็นอันเลย

ในทางกลับกัน ผมมักพบว่าหลายๆ คนทำงานเป็นเรื่องเป็นราวก็ตอนที่อยู่บ้าน กลับไปทำที่บ้านหรือไม่ก็ทำช่วงล่วงเวลาตอนที่คนอื่นกลับกันไปแล้ว เพราะช่วงเวลาดังกล่าวนั้นไม่ต้องโดนใครกวน ได้โฟกัสกับงานที่ตัวเองต้องทำ

พอเป็นอย่างนี้ คำถามที่ว่า “เราทำงานแบบมีประสิทธิภาพหรือเปล่า?” เลยเป็นคำถามที่ผมถามกันบ่อยๆ ตั้งแต่ช่วงที่ผมยังทำงานเป็นมนุษย์เงินเดือนกันเลยทีเดียว

วิธีเช็คแบบง่ายๆ ว่าเราทำงานเวิร์คหรือเปล่า?

เทคนิคง่ายๆ ที่ผมมักใช้เวลาสำรวจว่าตอนนี้เราทำงานกันเป็นเรื่องเป็นราวแค่ไหนคือการนั่งลิสต์และจดเวลาที่ใช้ในแต่ละอาทิตย์ว่าทำอะไรบ้าง ประชุมกี่งาน ใช้เวลาไปเท่าไร ได้ผลอย่างไร งานชิ้นไหนที่ส่งกลับไปกลับมา คุยไม่จบสักที ลองนั่งจดๆ ดูว่ามีอะไรบ้าง ซึ่งพอทำๆ ดูแล้วจะเห็นว่ามีงานมากมายที่เราใช้เวลาไปเยอะมากแต่กลับแทบไม่คืบหน้า บ้างก็ค้างเติ่งจนงานอื่นต้องรอตามๆ กันไปด้วย

ลดสิ่งที่ไม่เวิร์คออกไป และใช้เวลากับสิ่งที่จำเป็น

พอเราเริ่มรู้ว่าอะไรที่กินเวลาเราเยอะโดยไม่จำเป็น สิ่งที่ตามมาคือการเลี่ยงจะใช้เวลาและใช้ “พลัง” กับเรื่องเหล่านั้นเสีย เอาจริงๆ ผมมักเลี่ยงเข้าประชุมที่ไม่มีหัวข้อชัดเจน หรือประชุมที่รู้สึกว่าเข้าไปก็ไม่ได้อะไรออกมาแล้วเอาเวลาไปทำงานอื่นที่สำคัญกว่า เช่นเดียวกับการจัดการงานนั้นก็จะโฟกัสงานที่สำคัญๆ และจำเป็นก่อนโดยไม่ให้งานเล็กๆ น้อยๆ เข้ามาตอดและดึงพลังของเราไป

สิ่งสำคัญที่ผมมักจะบอกกับทุกคนคือเรามีเวลาจำกัด ต่อให้จะอดหลับอดนอนเราก็มี 24 ชั่วโมงต่อวันแถมพลังร่างกายของเราก็จำกัดยิ่งกว่าเดิม คนทำงานเก่งๆ นั้นต้องมองออกว่าอะไรที่ตัวเองจำเป็นต้องทำ อะไรที่ไม่จำเป็นหรือคนอื่นสามารถรับผิดชอบแทนได้ก็ต้องกระจายออกไปเพื่อให้เราใช้เวลากับเรื่องที่จำเป็น

สุดท้ายแล้ว สิ่งที่สำคัญคือการทำงานนั้นไม่ใช่การไปทำงานให้ครบชั่วโมงเวลางาน แต่มันคือการที่เราสามารถใช้เวลาที่เรามีอยู่นั้นให้เกิดงานที่ดีที่สุด มีประสิทธิภาพที่ดีที่สุดต่างหาก ทักษะในเรื่องการบริหาร “ประสิทธิภาพ” นี้เองเป็นหนึ่งในสิ่งที่คนทำงานควรจะมีโดยเฉพาะกับคนที่เป็นหัวหน้างานหรือผู้บริหารเพื่อจะมองออกว่าทีมงานของตัวเองต้องบริหารจัดการอย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

เพราะไม่อย่างนั้นแล้ว เราก็จะเจอสถานการณ์ประเภทงานเยอะไปหมด แต่ตอบจบกลับไม่ได้งานนั่นแหละ

#ทำงาน #เทคนค