ทำไมกฎออฟฟิศหลายข้อถึงไร้สาระ (และทำยังให้มันไม่ไร้สาระ)

จาก #BusinessGag ล่าสุดที่ผมพูดเรื่องมาตรการในช่วง Work From Home ที่ก็มีหลายคนบ่นมาให้ฟังว่าที่ออฟฟิศให้ทำอะไร “ประหลาด ๆ” อย่างเช่นต้องเปิดกล้องเช็คชื่อกันตอนเช้า หรือการต้องทำรายงานว่าวันนี้ทำอะไรบ้างจนสร้างความอึดอัดใจอยู่ไม่น้อย แต่ก็มีหลายคนให้ความเห็นน่าสนใจว่ามันอาจจะไม่ได้ดูไร้สาระเสมอไป และก็สามารถมีเหตุผลที่เข้าใจกันได้

อันที่จริงแล้วมันก็เรื่องแบบนี้กับหลาย ๆ อย่างที่ไม่ใช่แค่มาตรการ Work From Home ด้วยกับกฎระเบียบบริษัทบางอย่างเช่นการเบิกเงิน การส่งบันทึกข้อความ การขออนุมัติต่าง ๆ ซึ่งแน่นอนว่ามักเป็นประเด็นให้พนักงานมักเอามาบ่นกันบ่อย ๆ ว่าเป็นระเบียบที่ดูไร้สาระ เปลืองเวลาทำงาน (โดยเฉพาะพวกงานเอกสารต่าง ๆ)

คำถามคือสิ่งเหล่านี้กลายเป็นเรื่อง “ไร้สาระ” ได้อย่างไร? เราลองมาคิดวิเคราะห์กัน

การตั้งกฎโดยอิงความต้องการของคนตั้งกฎ

สิ่งแรกที่เราต้องยอมรับกันก่อนเลยคือว่ากฎหลาย ๆ อย่างถูกตั้งขึ้นมาเพื่อ “อำนวยความสะดวก” ให้กับคนตั้งกฎ หรือไม่ก็ทำให้คนตั้งกฎทำงานง่ายขึ้น ซึ่งจริงอยู่ว่าหลายอย่างก็ดูมีเหตุมีผลอยู่ แต่หลายอย่างนั้นก็ดูจะเป็นเหตุผลฝั่งเดียวจากคนตั้งกฎเช่นความไม่สบายใจ ความกังวลต่างๆ หรือไม่ก็เพื่อให้ตัวเองทำงานง่าย ก็เลยออกกฎแบบนี้ขึ้นมา นั่นยังไม่นับกับกรณีประหลาด ๆ เช่นการตั้งกฎเพื่อให้ตัวเองมีบทบาทในงาน เช่นการขออนุมัติอะไรก็ต้องผ่านตน (ทั้งที่จริง ๆ ไม่ต้องก็ได้) ซึ่งสิ่งเหล่านี้มักจะทำให้คนที่ทำงานด้วยและต้องได้รับผลกระทบจากฎนั้นมองกันตาปริบ ๆ เป็นธรรมดา

กฎบางอย่างตั้งมาแต่กาลก่อนและไม่เข้าท่าในปัจจุบัน

กฎระเบียบหลายอย่างเป็นการตั้งกันตั้งแต่บริบทสมัยก่อนของออฟฟิศ บางเรื่องตั้งกันตั้งแต่ยังไม่มี Internet กันเลย และมันก็ไม่เข้าท่ามาก ๆ กับบริบทหรือสถานการณ์ปัจจุบัน แต่พอเป็นกฎระเบียบเก่าที่ตั้งไว้แล้วนั้นก็มักจะไม่มีใครลุกมาแก้ไขหรือยกเลิกมันนัก อาจจะเพราะเกรงในผู้ตั้งกฎซึ่งเป็นหัวหน้าหรือผู้บริหาร (ที่ยังทำงานอยู่) หรือไม่ก็คนที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมกฎไม่ได้รู้สึกเดือดร้อนอะไรก็เลยไม่ได้สนใจ แต่คนทำงานที่ได้รับผลนั้นก็จะแอบบ่นในใจว่านี่มันอะไรกันนั่นแหละ

กฎที่ซ้ำซ้อนเพิ่มไปเรื่อย ๆ จนกลายเป็นปัญหา

อันนี้เป็นเรื่องต่อเนื่องจากข้อที่แล้วอันมาจากการที่พอเวลาผ่านไปแล้วก็จะมีกฎระเบียบต่าง ๆ เพิ่มเข้ามาตามบริบทใหม่โดยที่ไม่ได้ไปยกเลิกหรือปรับกฎเก่าด้วย ผลก็คือทำให้มีเงื่อนไขและข้อจำกัดมากกว่าเดิม ยากกว่าเดิม และทำให้คนทำงานปวดหัวมากขึ้นทั้งที่จริง ๆ แล้วบางอย่างควรจะไปยกเลิกระเบียบเก่าแล้วใช้ระบบใหม่ทั้งหมดแต่ก็ทำไม่ได้เพราะมีเงื่อนไขบางอย่างติดอยู่

ออกกฎแล้วไม่อธิบายกันให้เคลียร์ ๆ

สิ่งที่ผมมักเจอบ่อย ๆ และเป็นดราม่ากันในองค์กรคือการประกาศกฎระเบียบมาตรการต่าง ๆ โดยบอกว่า “ให้ทำอะไร” แต่ไม่บอกกันเท่าไรว่า “ทำไปทำไม” ซึ่งนั่นก็อาจจะเกิดขึ้นจากหลายสาเหตุเช่นคนออกกฎคิดว่าพนักงานรู้เรื่องหรือเข้าใจดีแล้ว บ้างก็อาจจะคิดว่าเป็น Common Sense ไม่ต้องอธิบาย (และพังกันมาเยอะมากเพราะเหตุผลนี้) หรือบางกรณีก็คือไม่อยากจะพูดที่มาที่ไป บ้างก็เฉไฉเลี่ยงจะอธิบาย ซึ่งถ้าเรามองในมุมคนฟัง คนที่ต้องปฏิบัติตามกฎเหล่านั้นแล้วก็คงจะไม่พอใจเท่าไรนัก ดูจะเป็นการ “บังคับ” มากกว่าให้เข้าใจและ “ร่วมมือ”

เอากฎที่อื่นมาใช้โดยไม่ดูบริษัทตัวเอง

อีกข้อหนึ่งที่ผมมักเจอแล้วแอบมองบนอยู่บ่อย ๆ คือการที่ผู้ออกกฎมักไปเห็นกฎระเบียบบริษัทอื่น บ้างก็ไปเห็นตำราอะไรบ้างอย่างที่ดู “ว้าว” แล้วก็อยากมาใช้ในองค์กรตัวเองบ้าง หรือไม่บางทีก็ออกแนวขี้เกียจคิดระเบียบก็เลยไปลอกคนอื่นหรือบรรดา Template ที่มีให้โหลดกันใน Internet ซึ่งผลที่เกิดขึ้นก็คือกฎระเบียบจะฟังดูแล้วตลกมาก ๆ ไม่เข้ากับองค์กร หรือไม่ก็ไม่สามารถใช้ได้กับพนักงานของตัวเอง ตัวอย่างเช่นการบอกว่าถ้าพนักงานคนไหนมีความเสี่ยงจะให้ทำงานที่บ้าน ไม่ให้มาทำงานที่ออฟฟิศโดยที่ตัวเองเป็นร้านตัดผมและเสริมสวย เป็นต้น (คือไปก๊อปมาแปะแล้วลืมแก้คำนั่นแหละ)

ที่เล่ามานี้เป็นส่วนหนึ่งของสาเหตุที่มักทำให้กฎระเบียบต่าง ๆ ที่ประกาศออกมาฟังดูไม่เข้าท่า พนักงานก็ทำอะไรไม่ได้นอกจากการก้มหน้าทำตามไปพร้อมไปตั้งกรุ๊ปบ่นกันว่ากฎระเบียบอะไรกัน ฉะนั้นทางที่ดีแล้วหากต้องออกกฎระเบียบอะไรนั้นก็ควรยึดหลักสำคัญ ๆ คือ

1. มองในมุมมองทั้งผู้ออกกฎและผู้ได้รับผลกระทบต่าง ๆ

2. เข้าใจบริบทขององค์กรตัวเองและเลือกกฎระเบียบที่ทำได้จริง

3. พยายามสร้างการมีส่วนร่วมในการออกกฎระเบียบหรือมีการปรับเมื่อบริบบทเปลี่ยน

4. สื่อสารอย่างชัดเจน โปร่งใส มีเหตุผล อย่ามีนอกมีในและคลุมเครือ